Datenschutzhinweise
Diese Datenschutzhinweise werden gemäß Art. 13 der Verordnung (EU) 2016/679 (im Folgenden „Verordnung“), nachfolgend „BIBIONE TERME“ genannt, von BIBIONE TERME S.p.A. mit Sitz in Via delle Colonie 3 – San Michele al Tagliamento (VE), 30028 - Fraz. Bibione (VE) (im Folgenden „BIBIONE TERME“ oder „Unternehmen“), in ihrer Eigenschaft als Verantwortlicher für die Verarbeitung, gegenüber Personen, die nicht zum Personal gehören und Meldungen gemäß dem D.Lgs. 24/2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Recht der Union melden, erteilt.
Diese Datenschutzhinweise erläutern die Zwecke und die Art und Weise, wie BIBIONE TERME Ihre personenbezogenen Daten erhebt und verarbeitet, welche Datenkategorien verarbeitet werden, welche Rechte die betroffenen Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung haben und wie diese ausgeübt werden können.

Verarbeitete Datenkategorien
Das Unternehmen wird die von Ihnen bereitgestellten Daten im Rahmen der Meldung verarbeiten; insbesondere wird BIBIONE TERME die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten: a) Vor- und Nachname; b) die Adresse, über die die Meldung erfolgt; c) die Funktion, aufgrund derer Sie die Meldung vornehmen.
Die Bereitstellung der Daten ist für die Einreichung der Meldung erforderlich; ohne diese kann die Meldung nicht weitergeleitet werden.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Im Rahmen der Verwaltung des Whistleblowing-Systems wird BIBIONE TERME Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 lit. c) der Verordnung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und insbesondere zur
Einhaltung der Bestimmungen des D.Lgs. 24/2023 verarbeiten, das die Verpflichtung vorsieht, ein Meldesystem einzurichten, um etwaige rechtswidrige Handlungen im Zusammenhang mit Folgendem zu erkennen:

Kreise von Personen, an die personenbezogene Daten weitergegeben werden können, und Zweck der Weitergabe
BIBIONE TERME kann Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, die es zur Durchführung von Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung des Whistleblowing-Systems beauftragt. Insbesondere können Ihre Daten an externe Unternehmen weitergegeben werden, die BIBIONE TERME IT-Dienstleistungen anbieten, sowie an externe Berater.
Diese Unternehmen werden Ihre personenbezogenen Daten in ihrer Eigenschaft als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 der Verordnung (im Folgenden auch „Auftragsverarbeiter“ genannt), unter Einhaltung der Bestimmungen von Art. 13 Abs. 6 des D.Lgs. 24/2023 verarbeiten.
Um die Liste der Auftragsverarbeiter zu erhalten, bitten wir Sie, BIBIONE TERME unter info@bibioneterme.it zu kontaktieren.
BIBIONE TERME kann Ihre Daten außerdem an Personen weitergeben, an die die Weitergabe aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erfolgt, sobald die Begründetheit der Meldung festgestellt wurde; diese Personen werden Ihre Daten in ihrer Eigenschaft als eigenständige Verantwortliche verarbeiten.

Dauer der Verarbeitung und Aufbewahrungsfrist der Daten
Ihre Daten werden für den unbedingt erforderlichen Zeitraum zur Prüfung der von Ihnen über das Whistleblowing-System eingereichten Meldung sowie für die erforderlichen Folgeschritte verarbeitet und spätestens fünf Jahre nach der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses der Meldung, in Anwendung von Art.
14 Abs. 1 des D.Lgs. 24/2023, gelöscht.

Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union
Ihre Daten können von Dienstleistern, die BIBIONE TERME für Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung der von Ihnen eingereichten Meldung beauftragt, in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden. Eine solche Übermittlung wird, sofern zutreffend, mit den Dienstleistern durch die Anwendung von Standardvertragsklauseln geregelt, die von der Europäischen Kommission mit der Entscheidung 2021/914/EU verabschiedet wurden, sowie etwaiger nachfolgender Änderungen oder alternativ auf der Grundlage einer Angemessenheitsentscheidung der Kommission, auf der Grundlage verbindlicher Unternehmensregeln und/oder jedes anderen von der einschlägigen Rechtsvorschrift zulässigen Instruments. Sie können Informationen über den Ort, an den Ihre Daten übermittelt wurden, sowie eine Kopie dieser Daten erhalten, indem Sie info@bibioneterme.it kontaktieren.

Rechte der betroffenen Personen
Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß den geltenden Vorschriften die folgenden Rechte ausüben können:
Diese Anfragen können per Post an die Adresse des Unternehmens an BIBIONE TERME gerichtet werden.
Wir informieren Sie darüber, dass BIBIONE TERME S.p.A. einen Datenschutzbeauftragten ernannt hat: Ing. Occari Nicola, der unter den oben genannten Adressen erreichbar ist.
Abschließend informieren wir Sie darüber, dass Sie gemäß den geltenden Vorschriften Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Datenschutzbehörde einlegen können.

1. Definizioni

• Codice Etico: Adottato ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/01, è un documento con cui la Società enuncia l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Società stessa rispetto a tutti i soggetti con i quali entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale. Il Codice Etico si propone di fissare “standards” etici di riferimento e norme comportamentali che i Destinatari del Codice stesso devono rispettare nei rapporti con la Società ai fini di prevenzione e repressione di condotte illecite.
• Collaboratori: Coloro che agiscono in nome e/o per conto della Società sulla base di un mandato o di altro rapporto di collaborazione (a titolo esemplificativo e non esaustivo: promotori finanziari, stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati).
• Consulenti: Soggetti che esercitano la loro attività in favore dell’azienda in forza di un rapporto contrattuale.
• G.D.P.R.: Regolamento Europeo 2016/679 in materia di protezione dei dati personali.
• D. Lgs. 231/01 o Decreto: Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 relativo alla “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” e successive modifiche e integrazioni.
• Destinatari del Codice Etico: Soci, componenti Organi Sociali, i dipendenti nonché tutti coloro che, pur esterni alla Società, operino, direttamente o indirettamente, per TERME BIBIONE o con TERME BIBIONE (es. collaboratori a qualsiasi titolo, consulenti, fornitori, clienti).
• Destinatari del Modello: Componenti Organi Sociali, la società di revisione, i dipendenti nonché coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per TERME BIBIONE e siano sotto il controllo e la direzione della Società (a titolo esemplificativo e non esaustivo: promotori finanziari, stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati).
• Lavoratori subordinati o dipendenti: Lavoratori subordinati o dipendenti, ossia tutti i dipendenti della Società (personale di prima, seconda e terza area professionale; quadri direttivi; dirigenti).
• Legge 146/2006: La Legge del 16 marzo 2006 n. 146 (Ratifica ed esecuzione della Convenzione e dei Protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato transnazionale, adottati dall'Assemblea generale il 15 novembre 2000 ed il 31 maggio 2001).
• Modello / MOG: Modello di organizzazione, gestione e controllo ex artt. 6 e 7 del Decreto.
• O.d.V.: Organismo di Vigilanza previsto dagli artt. 6, comma 1, lettera b) e 7 del D. Lgs. 231/2001, cui è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento.
• Segnalazione: Qualsiasi notizia avente ad oggetto presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
• Segnalazione anonima: Quando le generalità del segnalante non sono esplicitate né sono altrimenti individuabili.
• Segnalazione aperta: Quando il segnalante solleva apertamente un problema senza limiti legati alla propria riservatezza.
• Segnalazione riservata: Quando l’identità del segnalante non è esplicitata, ma è tuttavia possibile risalire alla stessa in specifiche e determinate ipotesi di seguito indicate.
• Segnalazione in mala fede: La segnalazione fatta al solo scopo di danneggiare o, comunque, recare pregiudizio a un Destinatario del Codice Etico e/o del Modello. Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si rivelano infondate.
• Società: BIBIONE TERME S.p.A.
• Soggetti segnalanti: I Destinatari del Codice Etico e/o del Modello, nonché qualsiasi altro soggetto che si relazioni con la Società al fine di effettuare la segnalazione.
• Soggetti segnalati: I Destinatari del Codice Etico e/o del Modello che abbiano commesso presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
• Soggetti Terzi: Controparti contrattuali di TERME BIBIONE, sia persone fisiche sia persone giuridiche (quali ad es. fornitori, consulenti, ecc.) con cui la Società addivenga ad una qualunque forma di collaborazione contrattualmente regolata, e destinati a cooperare con l’azienda nell’ambito delle attività a rischio.
• Sottoposti: Persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di un soggetto in posizione apicale ex art. 5 comma 1 lett. b) del Decreto.

2. Finalità
La presente procedura ha lo scopo di istituire chiari ed identificati canali informativi idonei a garantire la ricezione, l'analisi e il trattamento di segnalazioni – aperte, anonime e riservate – relative a ipotesi di condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e/o alle violazioni del Modello e/o del Codice, e di definire le attività necessarie alla loro corretta gestione da parte dell’Organismo di Vigilanza.
Inoltre, la presente procedura è tesa a:
a) Garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall'autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione, o comunque i procedimenti disciplinari in caso di segnalazioni effettuate in mala fede;
b) Tutelare adeguatamente il soggetto segnalante contro condotte ritorsive e/o discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati “direttamente o indirettamente” alla segnalazione;
c) Assicurare per la segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.

3. Ambito di applicazione
La presente normativa si applica ai Destinatari del Modello e/o del Codice Etico, ossia:

• Soci;
• Componenti del Consiglio Direttivo;
• Componenti del Collegio Sindacale;
• Componenti dell’OdV;
• Dipendenti;
• Società di Revisione;
• Coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per BIBIONE TERME S.p.A. e siano sotto il controllo e la direzione della Società (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati);
• Coloro che, pur esterni alla Società, operino, direttamente o indirettamente, in maniera stabile, per BIBIONE TERME o con TERME BIBIONE (ad es. collaboratori continuativi; fornitori strategici).

4. Responsabilità e diffusione
La presente procedura, come allegato al manuale, è approvata nei contenuti dal Consiglio di Amministrazione della Società che, su eventuale proposta dell’Organismo di Vigilanza, ha anche la responsabilità di aggiornarla ed integrarla. È accessibile in rete ai dipendenti. Le medesime modalità di diffusione sopra enunciate sono adottate per le revisioni e integrazioni successive della procedura.

5. Principi di riferimento
Le persone coinvolte nella presente procedura operano nel rispetto del sistema normativo, organizzativo e dei poteri e delle deleghe interne. Sono tenute ad operare in conformità con le normative di legge e i regolamenti vigenti e nel rispetto dei principi di seguito riportati:

• CONOSCENZA E CONSAPEVOLEZZA: La presente procedura di segnalazione rappresenta un elemento fondamentale per garantire piena consapevolezza nell'efficace presidio dei rischi e delle loro interrelazioni e per orientare i mutamenti della strategia e del contesto organizzativo.
• GARANZIA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI E TUTELA DEL SOGGETTO SEGNALANTE E DEL SEGNALATO: Tutti i soggetti che ricevono, esaminano e valutano le segnalazioni, e ogni altro soggetto coinvolto nel processo di gestione delle segnalazioni, sono tenuti a garantire la massima riservatezza sui fatti segnalati, sull’identità del segnalato e del segnalante, che è opportunamente tutelato da condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali.
• PROTEZIONE DEL SOGGETTO SEGNALATO DALLE SEGNALAZIONI IN “MALAFEDE”: Tutti i soggetti sono tenuti al rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno. È obbligatorio per il soggetto segnalante dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione. La Società garantisce adeguata protezione dalle segnalazioni in “malafede”, censurando tali condotte e informando che le segnalazioni inviate per danneggiare o recare pregiudizio, nonché ogni altra forma di abuso del presente documento, sono fonte di responsabilità, sia in sede disciplinare che in altre sedi competenti.
• IMPARZIALITÀ, AUTONOMIA E INDIPENDENZA DI GIUDIZIO: Tutti i soggetti che ricevono, esaminano e valutano le segnalazioni devono possedere requisiti morali e professionali e garantire il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza, obiettività, competenza e diligenza nello svolgimento delle loro attività.

6. Soggetti coinvolti
Il sistema di segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti:

• Lavoratori dipendenti (di qualunque tipologia contrattuale) che operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato.
• Membri di organi sociali.
• Soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari con la Società, in maniera stabile (ad es. collaboratori continuativi; fornitori strategici).

7. Oggetto della segnalazione
L'oggetto della segnalazione è la commissione o la tentata commissione di uno dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001, ovvero la violazione o l’elusione fraudolenta dei principi e delle prescrizioni del Modello di Organizzazione e Gestione e/o dei valori etici e delle regole comportamentali del Codice etico della Società, di cui si è venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Le segnalazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• Violazioni relative alla tutela dei lavoratori, ivi inclusa la normativa antinfortunistica.
• Presunti illeciti, tra quelli previsti dal Modello 231 della Società, da parte di esponenti aziendali nell’interesse o a vantaggio della Società.
• Violazioni del Codice etico, del Modello 231, delle procedure aziendali.

Le segnalazioni prese in considerazione sono solo quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal segnalante e non basati su voci correnti. Inoltre, la segnalazione non deve riguardare lamentele di carattere personale. Il segnalante non deve utilizzare l’istituto per scopi meramente personali, per rivendicazioni o ritorsioni, che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro/collaborazione o dei rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, per le quali occorre riferirsi alle procedure di competenza delle strutture aziendali.

MELDEN

Interne Meldungen
Eine meldende Person kann eine Meldung vornehmen, wenn sie den begründeten Verdacht hat, dass einer der im vorangegangenen Abschnitt 7 genannten Verstöße begangen wurde oder begangen werden könnte. Eine Meldung kann auf folgende Weise erfolgen:

1. Über ein externes Internetportal der Organisation, wie beispielsweise ein Portal, über das die Meldung weitergeleitet werden kann und dessen Nutzung die Möglichkeit bietet, die Identität der meldenden Person anonym zu halten. In diesem Fall gibt die meldende Person das Überwachungsgremium der BIBIONE TERME S.p.A. (odv-spa@bibioneterme.it) als Empfänger der Mitteilung im genannten Portal an.
2. Per E-Mail (odv-spa@bibioneterme.it) oder an die Postadresse des Überwachungsgremiums c/o BIBIONE TERME S.p.A. - via delle Colonie, 3 – 30028 Bibione (VE). In beiden Fällen wird die Identität der meldenden Person dem Überwachungsgremium bekannt sein, das ihre Vertraulichkeit gewährleistet, sofern dies gesetzlich nicht ausgeschlossen ist.
3. Per Brief auf Papierpost an folgende Adresse: BIBIONE TERME S.p.A., Überwachungsgremium c/o BIBIONE TERME S.p.A. - via delle Colonie, 3 – 30028 Bibione (VE). In diesem Fall muss die Meldung zur Gewährleistung der Vertraulichkeit in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden, der außen mit „persönlich“ gekennzeichnet ist. Die per Post erhaltene schriftliche Meldung muss vom Empfänger unverzüglich an die zuständigen Empfänger weitergeleitet werden. Der Empfänger darf keine eigenständigen Analysen oder weiterführenden Untersuchungen einleiten. Diese Vorgehensweise gilt auch für anonyme Meldungen.
4. Mündlich, durch eine Erklärung, die von einer der zur Entgegennahme berechtigten Personen abgegeben und protokolliert wird. Dies ist die interne Ansprechperson der BIBIONE TERME S.p.A. für das Organisations- und Managementsystem gemäß D.Lgs. 231/01 sowie die Verantwortliche für die integrierten Managementsysteme oder das Überwachungsgremium während einer Vor-Ort-Prüfung im Unternehmen.
   

Nachdem die meldende Person die Meldung auf die oben beschriebene Weise übermittelt hat, wird sie von den für die Entgegennahme zuständigen Personen darüber informiert, wann die Meldung bearbeitet wird, ob weitere Einzelheiten für deren Bewertung und Prüfung erforderlich sind und wann die Prüfung der Meldung abgeschlossen ist. Die meldende Person kann eine Aktualisierung oder Rückmeldung zu ihrer Meldung verlangen, aber auch weitere Informationen bereitstellen, wenn der gemeldete Sachverhalt fortgesetzt, unterbrochen oder sogar verschlimmert wurde.

D.Lgs. 24/2023 legt fest, dass hinsichtlich der Bearbeitung interner Meldungen folgende Vorschriften gelten:

1. Nach Weiterleitung der Meldung durch die meldende Person muss das Unternehmen ihr innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt eine Eingangsbestätigung ausstellen.
2. Die Person, die für die Verwaltung des Meldekanals zuständig ist, muss mit der meldenden Person in Kontakt bleiben, der Meldung gewissenhaft nachgehen und der meldenden Person innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Meldung eine Rückmeldung geben.

Der Erlass 24/2023 hat die für meldende Personen verfügbaren Kanäle erweitert und sieht einen externen Meldeweg vor, der von der ANAC verwaltet wird, falls keine anderen internen Meldewege verfügbar sind.

Externe Meldungen
Der Erlass 24/2023 sieht einen externen Meldeweg vor, der von der ANAC verwaltet wird, falls keine anderen internen Meldewege verfügbar sind. Der Zugang zum externen Meldekanal der ANAC ist in den folgenden Fällen zulässig:

1. Die meldende Person ist in einem Arbeitsumfeld tätig, in dem die obligatorische Einrichtung des Meldekanals nicht vorgesehen ist oder dessen Einrichtung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
2. Die meldende Person hat bereits eine Meldung gemacht, die nicht weiterverfolgt wurde.
3. Die meldende Person hat triftige Gründe zu der Annahme, dass das interne Meldesystem die Vertraulichkeit nicht gewährleisten kann oder dass ihr Repressalien ausgesetzt werden könnten.
4. Die Meldung betrifft eine mögliche Unterlassung von Pflichten in Bezug auf das Meldesystem.
   
   

ENTRENGENAHME
Die Meldung wird von der zuständigen Person (in der Regel dem Überwachungsgremium oder einer anderen angegebenen Person) entgegengenommen, die verpflichtet ist:

• Die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person zu gewährleisten, es sei denn, diese Vertraulichkeit kann gesetzlich nicht sichergestellt werden.
• Die Begründetheit der Meldung zu prüfen, die geschilderten Sachverhalte zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen und Unterlagen zu sammeln.
• Die meldende Person innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung zu informieren.
  
  

PRÜFUNG UND BEWERTUNG
Die Person, die für die Prüfung und Bewertung der Meldung zuständig ist, muss:

• Die gemeldeten Sachverhalte überprüfen und prüfen, ob Verantwortungsansprüche vorliegen.
• Die zu ergreifenden Maßnahmen bewerten und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen einleiten.
• Jede Phase des Bearbeitungsprozesses der Meldung dokumentieren.
  
  

RÜCKMELDUNG
Die zuständige Person muss:

• Der meldenden Person innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Meldung eine Rückmeldung geben und dabei die ergriffenen Maßnahmen und die erzielten Ergebnisse angeben.
• Die meldende Person darüber informieren, wenn die Meldung nicht bearbeitet werden kann oder wenn nicht genügend Anhaltspunkte für die Einleitung von Korrekturmaßnahmen gefunden wurden.
  

SCHUTZ DER MELDENDEN PERSON
Schutz der meldenden Person
Das Unternehmen gewährleistet den Schutz der meldenden Person vor Repressalien und Diskriminierungen, die sich aus der Meldung ergeben könnten. Jede Meldung wird mit höchster Vertraulichkeit behandelt, und es werden alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um ein sicheres Umfeld für meldende Personen zu gewährleisten.

DISZIPLINARMAßNAHMEN
Eventuelle Verstöße gegen dieses Verfahren oder Missbrauch des Meldesystems können Disziplinarmaßnahmen gegen die beteiligten Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Dritten nach sich ziehen.

ÜBERWACHUNG UND AKTUALISIERUNGEN
Das Meldesystem wird kontinuierlich überwacht und regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass es wirksam bleibt und den geltenden Vorschriften entspricht. Jede Änderung des Verfahrens wird allen beteiligten Personen mitgeteilt.