Informativa sul trattamento dei dati personali
La presente informativa sul trattamento dei dati personali è resa, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento”), da BIBIONE TERME S.p.A. con sede legale in Via delle Colonie 3 – San Michele al Tagliamento (VE), 30028 - Fraz. Bibione (VE) (di seguito “BIBIONE TERME” o “Società”), in qualità di titolare del trattamento, ai soggetti diversi dal personale dipendente che effettuano segnalazioni ai sensi del D.Lgs. 24/2023 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
In questa informativa sono illustrate le finalità e le modalità con cui BIBIONE TERME raccoglie e tratta i Suoi dati personali, quali categorie di dati sono oggetto di trattamento, quali sono i diritti degli interessati al trattamento e come possono essere esercitati.

Categorie di dati trattati
La Società tratterà i dati da Lei forniti nell’ambito della segnalazione; in particolare BIBIONE TERME tratterà i seguenti dati personali: a) nome e cognome; b) indirizzo attraverso cui è effettuata la segnalazione; c) il ruolo in virtù del quale effettua la segnalazione.
Il conferimento dei dati è necessario per la presentazione della segnalazione; in mancanza, non sarà possibile procedere con l’inoltro della stessa.

Finalità e base giuridica del trattamento
Nell’ambito della gestione della procedura whistleblowing, BIBIONE TERME tratterà i Suoi dati personali, ai sensi dell’art. 6, lett. c) del Regolamento, nell’adempimento di un obbligo di legge e, in particolare, in
ottemperanza a quanto stabilito dal D.lgs. 24/2023 che prevede l’obbligo di implementare un sistema di segnalazioni al fine di conoscere eventuali condotte illecite relative a:

Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e finalità della comunicazione
BIBIONE TERME potrà comunicare i Suoi dati personali a soggetti terzi dei quali si avvale per lo svolgimento di attività connesse alla gestione del sistema whistleblowing. In particolare, i Suoi dati potranno essere comunicati a società esterne che offrono a BIBIONE TERME servizi informatici ed a consulenti esterni.
Tali società tratteranno i Suoi dati personali in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 del Regolamento (di seguito, anche “Responsabili”), nel rispetto di quanto previsto dall’art. 13 comma 6 del d.lgs. 24/2023.
Per ottenere la lista dei Responsabili, La invitiamo a contattare BIBIONE TERME scrivendo a info@bibioneterme.it.
BIBIONE TERME, inoltre, potrà comunicare i suoi dati ai soggetti cui la comunicazione sia dovuta in forza di obblighi di legge una volta verificata la fondatezza della segnalazione; tali soggetti tratteranno i Suoi dati in qualità di titolari autonomi.

Durata del trattamento e periodo di conservazione dei dati
I Suoi dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario all’analisi della segnalazione da Lei presentata attraverso il sistema di whistleblowing nonché alle successive azioni che dovessero rendersi necessarie e comunque, in applicazione dell’art.
14 comma 1 del d.lgs. 24/2023, non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della segnalazione.

Trasferimento dei dati fuori dall’Unione europea
I Suoi dati potranno essere trasferiti fuori dall’Unione europea da parte di fornitori di servizi di cui BIBIONE TERME si avvale per attività connesse alla gestione della segnalazione da Lei presentata. Tale trasferimento, ove ricorra il caso, verrà disciplinato con i fornitori di servizi mediante il ricorso a clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea con la decisione 2021/914/UE ed eventuali successive modifiche o, in alternativa, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione, sulla base di norme vincolanti di impresa e/o di ogni altro strumento consentito dalla normativa di riferimento. Potrà ottenere informazioni sul luogo in cui i Suoi dati sono stati trasferiti e copia di tali dati, scrivendo a info@bibioneterme.it.

Diritti degli interessati
La informiamo che, in conformità alla vigente disciplina, potrà esercitare i seguenti diritti:
Tali richieste potranno essere indirizzate a BIBIONE TERME via posta ordinaria all’indirizzo della Società.
La informiamo che BIBIONE TERME S.p.A. ha provveduto a nominare un Data Protection Officer: ing. Occari Nicola, raggiungibile agli indirizzi sopra riportati.
La informiamo infine che ai sensi della disciplina vigente può proporre eventuali reclami riguardanti i trattamenti di Suoi dati personali al Garante per la protezione dei dati personali.

1. Definizioni

• Codice Etico: Adottato ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/01, è un documento con cui la Società enuncia l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Società stessa rispetto a tutti i soggetti con i quali entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale. Il Codice Etico si propone di fissare “standards” etici di riferimento e norme comportamentali che i Destinatari del Codice stesso devono rispettare nei rapporti con la Società ai fini di prevenzione e repressione di condotte illecite.
• Collaboratori: Coloro che agiscono in nome e/o per conto della Società sulla base di un mandato o di altro rapporto di collaborazione (a titolo esemplificativo e non esaustivo: promotori finanziari, stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati).
• Consulenti: Soggetti che esercitano la loro attività in favore dell’azienda in forza di un rapporto contrattuale.
• G.D.P.R.: Regolamento Europeo 2016/679 in materia di protezione dei dati personali.
• D. Lgs. 231/01 o Decreto: Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 relativo alla “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” e successive modifiche e integrazioni.
• Destinatari del Codice Etico: Soci, componenti Organi Sociali, i dipendenti nonché tutti coloro che, pur esterni alla Società, operino, direttamente o indirettamente, per TERME BIBIONE o con TERME BIBIONE (es. collaboratori a qualsiasi titolo, consulenti, fornitori, clienti).
• Destinatari del Modello: Componenti Organi Sociali, la società di revisione, i dipendenti nonché coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per TERME BIBIONE e siano sotto il controllo e la direzione della Società (a titolo esemplificativo e non esaustivo: promotori finanziari, stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati).
• Lavoratori subordinati o dipendenti: Lavoratori subordinati o dipendenti, ossia tutti i dipendenti della Società (personale di prima, seconda e terza area professionale; quadri direttivi; dirigenti).
• Legge 146/2006: La Legge del 16 marzo 2006 n. 146 (Ratifica ed esecuzione della Convenzione e dei Protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato transnazionale, adottati dall'Assemblea generale il 15 novembre 2000 ed il 31 maggio 2001).
• Modello / MOG: Modello di organizzazione, gestione e controllo ex artt. 6 e 7 del Decreto.
• O.d.V.: Organismo di Vigilanza previsto dagli artt. 6, comma 1, lettera b) e 7 del D. Lgs. 231/2001, cui è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento.
• Segnalazione: Qualsiasi notizia avente ad oggetto presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
• Segnalazione anonima: Quando le generalità del segnalante non sono esplicitate né sono altrimenti individuabili.
• Segnalazione aperta: Quando il segnalante solleva apertamente un problema senza limiti legati alla propria riservatezza.
• Segnalazione riservata: Quando l’identità del segnalante non è esplicitata, ma è tuttavia possibile risalire alla stessa in specifiche e determinate ipotesi di seguito indicate.
• Segnalazione in mala fede: La segnalazione fatta al solo scopo di danneggiare o, comunque, recare pregiudizio a un Destinatario del Codice Etico e/o del Modello. Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si rivelano infondate.
• Società: BIBIONE TERME S.p.A.
• Soggetti segnalanti: I Destinatari del Codice Etico e/o del Modello, nonché qualsiasi altro soggetto che si relazioni con la Società al fine di effettuare la segnalazione.
• Soggetti segnalati: I Destinatari del Codice Etico e/o del Modello che abbiano commesso presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
• Soggetti Terzi: Controparti contrattuali di TERME BIBIONE, sia persone fisiche sia persone giuridiche (quali ad es. fornitori, consulenti, ecc.) con cui la Società addivenga ad una qualunque forma di collaborazione contrattualmente regolata, e destinati a cooperare con l’azienda nell’ambito delle attività a rischio.
• Sottoposti: Persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di un soggetto in posizione apicale ex art. 5 comma 1 lett. b) del Decreto.

2. Finalità
La presente procedura ha lo scopo di istituire chiari ed identificati canali informativi idonei a garantire la ricezione, l'analisi e il trattamento di segnalazioni – aperte, anonime e riservate – relative a ipotesi di condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e/o alle violazioni del Modello e/o del Codice, e di definire le attività necessarie alla loro corretta gestione da parte dell’Organismo di Vigilanza.
Inoltre, la presente procedura è tesa a:
a) Garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall'autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione, o comunque i procedimenti disciplinari in caso di segnalazioni effettuate in mala fede;
b) Tutelare adeguatamente il soggetto segnalante contro condotte ritorsive e/o discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati “direttamente o indirettamente” alla segnalazione;
c) Assicurare per la segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.

3. Ambito di applicazione
La presente normativa si applica ai Destinatari del Modello e/o del Codice Etico, ossia:

• Soci;
• Componenti del Consiglio Direttivo;
• Componenti del Collegio Sindacale;
• Componenti dell’OdV;
• Dipendenti;
• Società di Revisione;
• Coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per BIBIONE TERME S.p.A. e siano sotto il controllo e la direzione della Società (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati);
• Coloro che, pur esterni alla Società, operino, direttamente o indirettamente, in maniera stabile, per BIBIONE TERME o con TERME BIBIONE (ad es. collaboratori continuativi; fornitori strategici).

4. Responsabilità e diffusione
La presente procedura, come allegato al manuale, è approvata nei contenuti dal Consiglio di Amministrazione della Società che, su eventuale proposta dell’Organismo di Vigilanza, ha anche la responsabilità di aggiornarla ed integrarla. È accessibile in rete ai dipendenti. Le medesime modalità di diffusione sopra enunciate sono adottate per le revisioni e integrazioni successive della procedura.

5. Principi di riferimento
Le persone coinvolte nella presente procedura operano nel rispetto del sistema normativo, organizzativo e dei poteri e delle deleghe interne. Sono tenute ad operare in conformità con le normative di legge e i regolamenti vigenti e nel rispetto dei principi di seguito riportati:

• CONOSCENZA E CONSAPEVOLEZZA: La presente procedura di segnalazione rappresenta un elemento fondamentale per garantire piena consapevolezza nell'efficace presidio dei rischi e delle loro interrelazioni e per orientare i mutamenti della strategia e del contesto organizzativo.
• GARANZIA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI E TUTELA DEL SOGGETTO SEGNALANTE E DEL SEGNALATO: Tutti i soggetti che ricevono, esaminano e valutano le segnalazioni, e ogni altro soggetto coinvolto nel processo di gestione delle segnalazioni, sono tenuti a garantire la massima riservatezza sui fatti segnalati, sull’identità del segnalato e del segnalante, che è opportunamente tutelato da condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali.
• PROTEZIONE DEL SOGGETTO SEGNALATO DALLE SEGNALAZIONI IN “MALAFEDE”: Tutti i soggetti sono tenuti al rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno. È obbligatorio per il soggetto segnalante dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione. La Società garantisce adeguata protezione dalle segnalazioni in “malafede”, censurando tali condotte e informando che le segnalazioni inviate per danneggiare o recare pregiudizio, nonché ogni altra forma di abuso del presente documento, sono fonte di responsabilità, sia in sede disciplinare che in altre sedi competenti.
• IMPARZIALITÀ, AUTONOMIA E INDIPENDENZA DI GIUDIZIO: Tutti i soggetti che ricevono, esaminano e valutano le segnalazioni devono possedere requisiti morali e professionali e garantire il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza, obiettività, competenza e diligenza nello svolgimento delle loro attività.

6. Soggetti coinvolti
Il sistema di segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti:

• Lavoratori dipendenti (di qualunque tipologia contrattuale) che operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato.
• Membri di organi sociali.
• Soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari con la Società, in maniera stabile (ad es. collaboratori continuativi; fornitori strategici).

7. Oggetto della segnalazione
L'oggetto della segnalazione è la commissione o la tentata commissione di uno dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001, ovvero la violazione o l’elusione fraudolenta dei principi e delle prescrizioni del Modello di Organizzazione e Gestione e/o dei valori etici e delle regole comportamentali del Codice etico della Società, di cui si è venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Le segnalazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• Violazioni relative alla tutela dei lavoratori, ivi inclusa la normativa antinfortunistica.
• Presunti illeciti, tra quelli previsti dal Modello 231 della Società, da parte di esponenti aziendali nell’interesse o a vantaggio della Società.
• Violazioni del Codice etico, del Modello 231, delle procedure aziendali.

Le segnalazioni prese in considerazione sono solo quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal segnalante e non basati su voci correnti. Inoltre, la segnalazione non deve riguardare lamentele di carattere personale. Il segnalante non deve utilizzare l’istituto per scopi meramente personali, per rivendicazioni o ritorsioni, che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro/collaborazione o dei rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, per le quali occorre riferirsi alle procedure di competenza delle strutture aziendali.

REPORTING

Internal Reporting
If a reporting person has reasonable grounds to believe that one of the violations indicated in the preceding paragraph 7 has occurred or may occur, they may submit a report in the following ways:

1. By using an internet portal external to the organization, such as the portal that allows the report to be submitted with the option of keeping the reporting person's identity anonymous. In this specific case, the reporting person will enter the BIBIONE TERME S.p.A. Supervisory Body (odv-spa@bibioneterme.it) as the recipient of the communication in the aforementioned portal.
2. By sending an email message (odv-spa@bibioneterme.it) or by mail to the Supervisory Body c/o BIBIONE TERME S.p.A. - via delle Colonie, 3 – 30028 Bibione (VE). In both cases, the reporting person's identity will be known to the Supervisory Body, which will guarantee its confidentiality, except where confidentiality cannot be legally maintained.
3. By letter, via postal service, to the following address: BIBIONE TERME S.p.A., Supervisory Body c/o BIBIONE TERME S.p.A. - via delle Colonie, 3 – 30028 Bibione (VE). In this case, to benefit from the guarantee of confidentiality, the report must be placed in a sealed envelope marked "personal and confidential" on the outside. The paper report, received by mail, must be immediately delivered by the recipient to the designated recipients, who are obliged to refrain from taking any independent action to analyze and/or investigate it. This method also applies to anonymous reports.
4. Orally, by making a statement that is issued and recorded in the minutes by one of the persons authorized to receive it, namely the internal contact person at BIBIONE TERME S.p.A. for the Organizational and Management Model pursuant to Legislative Decree 231/01, who is also responsible for the integrated management systems, or by the Supervisory Body during an on-site audit.
   

Once the report has been submitted using the methods described above, the reporting person will be informed by the persons responsible for receiving the report when it is acknowledged, whether further details are required for it to be assessed and examined, and when the investigation into the report is completed. The reporting person may request an update or feedback on their report, and may also provide further information if the facts reported have continued, ceased, or even worsened.

Legislative Decree 24/2023 provides that, with regard to the management of internal reports, the regulations state that:

1. After the report is submitted by the whistleblower and within seven days of its receipt, the entity is required to issue an acknowledgment of receipt.
2. The person entrusted with managing the channel must maintain communication with the reporting person, diligently follow up on the report, and provide feedback to the whistleblower within three months of its receipt.

Decree 24/2023 has expanded the channels available to reporting persons by providing for an external reporting channel managed by ANAC if no other internal reporting channels are available.

External Reporting
Decree 24/2023 provides for an external reporting channel managed by ANAC if no other internal reporting channels are available. Access to ANAC's external channel is permitted in the following cases:

1. The reporting person works in a work environment in which the mandatory activation of the channel is not provided for, or its provision does not comply with regulatory requirements.
2. The reporting person has already submitted a report that has not been followed up.
3. The reporting person has reasonable grounds to believe that the internal reporting system cannot guarantee confidentiality or that they may face retaliation.
4. The report concerns a possible failure to comply with obligations relating to the reporting system.
   
   

RECEIPT
The report is received by the designated person (generally the Supervisory Body or another designated person), who is obliged to:

• Guarantee the confidentiality of the reporting person's identity, unless such confidentiality cannot be ensured by law.
• Assess the validity of the report by verifying the facts reported and collecting further information and documentation, if necessary.
• Inform the reporting person within seven days of receipt of the report.
  
  

ASSESSMENT EXAMINATION
The person responsible for examining and assessing the report must:

• Verify the reported facts and assess whether there are grounds for liability.
• Assess the actions to be taken and adopt corrective measures, if necessary.
• Document every stage of the report management process.
  
  

FEEDBACK
The designated person must:

• Provide feedback to the reporting person within three months of receipt of the report, indicating the actions taken and the results obtained.
• Inform the reporting person if the report cannot be processed or if sufficient grounds for adopting corrective measures have not been found.
  

PROTECTION OF THE REPORTING PERSON
Protection of the reporting person
The Company guarantees the protection of the reporting person against retaliation and discrimination that may arise from the report. Every report is treated with the utmost confidentiality, and all necessary measures are taken to ensure a safe environment for reporting persons.

DISCIPLINARY MEASURES
Any violations of this procedure or misuse of the reporting system may result in disciplinary measures against the employees, collaborators, and third parties involved.

MONITORING AND UPDATES
The reporting system is subject to continuous monitoring and periodic reviews to ensure that it remains effective and compliant with current regulations. Any changes to the procedure will be communicated to all persons involved.