Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa sul trattamento dei dati personali è resa, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “Regolamento”), da BIBIONE TERME S.p.A. con sede legale in Via delle Colonie 3 – San Michele al Tagliamento (VE), 30028 - Fraz. Bibione (VE) (di seguito “BIBIONE TERME” o “Società”), in qualità di titolare del trattamento, ai soggetti diversi dal personale dipendente che effettuano
segnalazioni ai sensi del D.Lgs. 24/2023 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

In questa informativa sono illustrate le finalità e le modalità con cui BIBIONE TERME raccoglie e tratta i Suoi dati personali, quali categorie di dati sono oggetto di trattamento, quali sono i diritti degli interessati al trattamento e come possono essere esercitati.

Categorie di dati trattati

La Società tratterà i dati da Lei forniti nell’ambito della segnalazione; in particolare BIBIONE TERME tratterà i seguenti dati personali: a) nome e cognome; b) indirizzo attraverso cui è effettuata la segnalazione; c) il ruolo in virtù del quale effettua la segnalazione.

Il conferimento dei dati è necessario per la presentazione della segnalazione; in mancanza, non sarà possibile procedere con l’inoltro della stessa.

Finalità e base giuridica del trattamento

Nell’ambito della gestione della procedura whistleblowing, BIBIONE TERME tratterà i Suoi dati personali, ai sensi dell’art. 6, lett. c) del Regolamento, nell’adempimento di un obbligo di legge e, in particolare, in
ottemperanza a quanto stabilito dal D.lgs. 24/2023 che prevede l’obbligo di implementare un sistema di segnalazioni al fine di conoscere eventuali condotte illecite relative a:

Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e finalità della comunicazione

BIBIONE TERME potrà comunicare i Suoi dati personali a soggetti terzi dei quali si avvale per lo svolgimento di attività connesse alla gestione del sistema whistleblowing. In particolare, i Suoi dati potranno essere comunicati a società esterne che offrono a BIBIONE TERME servizi informatici ed a consulenti esterni.

Tali società tratteranno i Suoi dati personali in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 del Regolamento (di seguito, anche “Responsabili”), nel rispetto di quanto previsto dall’art. 13 comma 6 del d.lgs. 24/2023.

Per ottenere la lista dei Responsabili, La invitiamo a contattare BIBIONE TERME scrivendo a info@bibioneterme.it.

BIBIONE TERME, inoltre, potrà comunicare i suoi dati ai soggetti cui la comunicazione sia dovuta in forza di obblighi di legge una volta verificata la fondatezza della segnalazione; tali soggetti tratteranno i Suoi dati in qualità di titolari autonomi.

Durata del trattamento e periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario all’analisi della segnalazione da Lei presentata attraverso il sistema di whistleblowing nonché alle successive azioni che dovessero rendersi necessarie e comunque, in applicazione dell’art.
14 comma 1 del d.lgs. 24/2023, non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della segnalazione.

Trasferimento dei dati fuori dall’Unione europea

I Suoi dati potranno essere trasferiti fuori dall’Unione europea da parte di fornitori di servizi di cui BIBIONE TERME si avvale per attività connesse alla gestione della segnalazione da Lei presentata. Tale trasferimento, ove ricorra il caso, verrà disciplinato con i fornitori di servizi mediante il ricorso a clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea con la decisione 2021/914/UE ed eventuali successive modifiche o, in alternativa, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione, sulla base di norme vincolanti di impresa e/o di ogni altro strumento consentito dalla normativa di riferimento. Potrà ottenere informazioni sul luogo in cui i Suoi dati sono stati trasferiti e copia di tali dati, scrivendo a info@bibioneterme.it.

Diritti degli interessati

La informiamo che, in conformità alla vigente disciplina, potrà esercitare i seguenti diritti:

Tali richieste potranno essere indirizzate a BIBIONE TERME via posta ordinaria all’indirizzo della Società.

La informiamo che BIBIONE TERME S.p.A. ha provveduto a nominare un Data Protection Officer: ing. Occari Nicola, raggiungibile agli indirizzi sopra riportati.

La informiamo infine che ai sensi della disciplina vigente può proporre eventuali reclami riguardanti i trattamenti di Suoi dati personali al Garante per la protezione dei dati personali.

1. Definizioni

• Codice Etico: Adottato ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/01, è un documento con cui la Società enuncia l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Società stessa rispetto a tutti i soggetti con i quali entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale. Il Codice Etico si propone di fissare “standards” etici di riferimento e norme comportamentali che i Destinatari del Codice stesso devono rispettare nei rapporti con la Società ai fini di prevenzione e repressione di condotte illecite.
• Collaboratori: Coloro che agiscono in nome e/o per conto della Società sulla base di un mandato o di altro rapporto di collaborazione (a titolo esemplificativo e non esaustivo: promotori finanziari, stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati).
• Consulenti: Soggetti che esercitano la loro attività in favore dell’azienda in forza di un rapporto contrattuale.
• G.D.P.R.: Regolamento Europeo 2016/679 in materia di protezione dei dati personali.
• D. Lgs. 231/01 o Decreto: Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 relativo alla “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” e successive modifiche e integrazioni.
• Destinatari del Codice Etico: Soci, componenti Organi Sociali, i dipendenti nonché tutti coloro che, pur esterni alla Società, operino, direttamente o indirettamente, per TERME BIBIONE o con TERME BIBIONE (es. collaboratori a qualsiasi titolo, consulenti, fornitori, clienti).
• Destinatari del Modello: Componenti Organi Sociali, la società di revisione, i dipendenti nonché coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per TERME BIBIONE e siano sotto il controllo e la direzione della Società (a titolo esemplificativo e non esaustivo: promotori finanziari, stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati).
• Lavoratori subordinati o dipendenti: Lavoratori subordinati o dipendenti, ossia tutti i dipendenti della Società (personale di prima, seconda e terza area professionale; quadri direttivi; dirigenti).
• Legge 146/2006: La Legge del 16 marzo 2006 n. 146 (Ratifica ed esecuzione della Convenzione e dei Protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato transnazionale, adottati dall'Assemblea generale il 15 novembre 2000 ed il 31 maggio 2001).
• Modello / MOG: Modello di organizzazione, gestione e controllo ex artt. 6 e 7 del Decreto.
• O.d.V.: Organismo di Vigilanza previsto dagli artt. 6, comma 1, lettera b) e 7 del D. Lgs. 231/2001, cui è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento.
• Segnalazione: Qualsiasi notizia avente ad oggetto presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
• Segnalazione anonima: Quando le generalità del segnalante non sono esplicitate né sono altrimenti individuabili.
• Segnalazione aperta: Quando il segnalante solleva apertamente un problema senza limiti legati alla propria riservatezza.
• Segnalazione riservata: Quando l’identità del segnalante non è esplicitata, ma è tuttavia possibile risalire alla stessa in specifiche e determinate ipotesi di seguito indicate.
• Segnalazione in mala fede: La segnalazione fatta al solo scopo di danneggiare o, comunque, recare pregiudizio a un Destinatario del Codice Etico e/o del Modello. Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si rivelano infondate.
• Società: BIBIONE TERME S.p.A.
• Soggetti segnalanti: I Destinatari del Codice Etico e/o del Modello, nonché qualsiasi altro soggetto che si relazioni con la Società al fine di effettuare la segnalazione.
• Soggetti segnalati: I Destinatari del Codice Etico e/o del Modello che abbiano commesso presunti rilievi, irregolarità, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.
• Soggetti Terzi: Controparti contrattuali di TERME BIBIONE, sia persone fisiche sia persone giuridiche (quali ad es. fornitori, consulenti, ecc.) con cui la Società addivenga ad una qualunque forma di collaborazione contrattualmente regolata, e destinati a cooperare con l’azienda nell’ambito delle attività a rischio.
• Sottoposti: Persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di un soggetto in posizione apicale ex art. 5 comma 1 lett. b) del Decreto.

2. Finalità

La presente procedura ha lo scopo di istituire chiari ed identificati canali informativi idonei a garantire la ricezione, l'analisi e il trattamento di segnalazioni – aperte, anonime e riservate – relative a ipotesi di condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e/o alle violazioni del Modello e/o del Codice, e di definire le attività necessarie alla loro corretta gestione da parte dell’Organismo di Vigilanza.

Inoltre, la presente procedura è tesa a:

a) Garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall'autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione, o comunque i procedimenti disciplinari in caso di segnalazioni effettuate in mala fede;

b) Tutelare adeguatamente il soggetto segnalante contro condotte ritorsive e/o discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati “direttamente o indirettamente” alla segnalazione;

c) Assicurare per la segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.

3. Ambito di applicazione

La presente normativa si applica ai Destinatari del Modello e/o del Codice Etico, ossia:

• Soci;
• Componenti del Consiglio Direttivo;
• Componenti del Collegio Sindacale;
• Componenti dell’OdV;
• Dipendenti;
• Società di Revisione;
• Coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per BIBIONE TERME S.p.A. e siano sotto il controllo e la direzione della Società (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori a contratto e a progetto, lavoratori somministrati);
• Coloro che, pur esterni alla Società, operino, direttamente o indirettamente, in maniera stabile, per BIBIONE TERME o con TERME BIBIONE (ad es. collaboratori continuativi; fornitori strategici).

4. Responsabilità e diffusione

La presente procedura, come allegato al manuale, è approvata nei contenuti dal Consiglio di Amministrazione della Società che, su eventuale proposta dell’Organismo di Vigilanza, ha anche la responsabilità di aggiornarla ed integrarla. È accessibile in rete ai dipendenti. Le medesime modalità di diffusione sopra enunciate sono adottate per le revisioni e integrazioni successive della procedura.

5. Principi di riferimento

Le persone coinvolte nella presente procedura operano nel rispetto del sistema normativo, organizzativo e dei poteri e delle deleghe interne. Sono tenute ad operare in conformità con le normative di legge e i regolamenti vigenti e nel rispetto dei principi di seguito riportati:

• CONOSCENZA E CONSAPEVOLEZZA: La presente procedura di segnalazione rappresenta un elemento fondamentale per garantire piena consapevolezza nell'efficace presidio dei rischi e delle loro interrelazioni e per orientare i mutamenti della strategia e del contesto organizzativo.
• GARANZIA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI E TUTELA DEL SOGGETTO SEGNALANTE E DEL SEGNALATO: Tutti i soggetti che ricevono, esaminano e valutano le segnalazioni, e ogni altro soggetto coinvolto nel processo di gestione delle segnalazioni, sono tenuti a garantire la massima riservatezza sui fatti segnalati, sull’identità del segnalato e del segnalante, che è opportunamente tutelato da condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali.
• PROTEZIONE DEL SOGGETTO SEGNALATO DALLE SEGNALAZIONI IN “MALAFEDE”: Tutti i soggetti sono tenuti al rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno. È obbligatorio per il soggetto segnalante dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione. La Società garantisce adeguata protezione dalle segnalazioni in “malafede”, censurando tali condotte e informando che le segnalazioni inviate per danneggiare o recare pregiudizio, nonché ogni altra forma di abuso del presente documento, sono fonte di responsabilità, sia in sede disciplinare che in altre sedi competenti.
• IMPARZIALITÀ, AUTONOMIA E INDIPENDENZA DI GIUDIZIO: Tutti i soggetti che ricevono, esaminano e valutano le segnalazioni devono possedere requisiti morali e professionali e garantire il mantenimento delle necessarie condizioni di indipendenza, obiettività, competenza e diligenza nello svolgimento delle loro attività.

6. Soggetti coinvolti

Il sistema di segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti:

• Lavoratori dipendenti (di qualunque tipologia contrattuale) che operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato.
• Membri di organi sociali.
• Soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari con la Società, in maniera stabile (ad es. collaboratori continuativi; fornitori strategici).

7. Oggetto della segnalazione

L'oggetto della segnalazione è la commissione o la tentata commissione di uno dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001, ovvero la violazione o l’elusione fraudolenta dei principi e delle prescrizioni del Modello di Organizzazione e Gestione e/o dei valori etici e delle regole comportamentali del Codice etico della Società, di cui si è venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Le segnalazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• Violazioni relative alla tutela dei lavoratori, ivi inclusa la normativa antinfortunistica.
• Presunti illeciti, tra quelli previsti dal Modello 231 della Società, da parte di esponenti aziendali nell’interesse o a vantaggio della Società.
• Violazioni del Codice etico, del Modello 231, delle procedure aziendali.

Le segnalazioni prese in considerazione sono solo quelle che riguardano fatti riscontrati direttamente dal segnalante e non basati su voci correnti. Inoltre, la segnalazione non deve riguardare lamentele di carattere personale. Il segnalante non deve utilizzare l’istituto per scopi meramente personali, per rivendicazioni o ritorsioni, che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro/collaborazione o dei rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, per le quali occorre riferirsi alle procedure di competenza delle strutture aziendali.

8. Procedura di gestione delle segnalazioni

8.1. Segnalazione

Segnalazioni Interne

Un soggetto segnalante, qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificato o che possa verificarsi una delle violazioni indicate al precedente paragrafo 7, ha la possibilità di effettuare una segnalazione nelle seguenti modalità:

1. Mediante l’impiego di portale internet esterno all’organizzazione, quale ad esempio il portale che permette di inoltrare la segnalazione con la possibilità di rendere anonima l’identità del segnalante. Nel caso specifico, il segnalante inserirà nel portale suddetto come destinatario della comunicazione l’Organismo di Vigilanza BIBIONE TERME S.p.A. (odv-spa@bibioneterme.it).
2. Mediante l’impiego di un messaggio di posta elettronica (odv-spa@bibioneterme.it) o all’indirizzo postale Organismo di Vigilanza c/o BIBIONE TERME S.p.A. - via delle Colonie, 3 – 30028 Bibione (VE). In entrambi i casi, l’identità del segnalante sarà conosciuta dall’ODV, che ne garantirà la riservatezza, fatti salvi i casi in cui non è opponibile per legge.
3. Con lettera cartacea, a mezzo del servizio postale, al seguente indirizzo: BIBIONE TERME S.p.A., Organismo di Vigilanza c/o BIBIONE TERME S.p.A. - via delle Colonie, 3 – 30028 Bibione (VE). In tal caso, per usufruire della garanzia della riservatezza è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all'esterno la dicitura “riservata personale”. La segnalazione cartacea, ricevuta tramite posta, dovrà essere immediatamente recapitata dal ricevente ai soggetti destinatari preposti, con obbligo di astenersi dall'intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento. Tale modalità è prescritta anche per le segnalazioni anonime.
4. Verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata e riportata a verbale da uno dei soggetti legittimati alla loro ricezione, ovvero il referente interno di BIBIONE TERME S.p.A. per il Modello Organizzativo Gestionale ex D.Lgs. 231/01, nonché responsabile dei sistemi di gestione integrati oppure l’ODV durante gli audit in presenza in azienda.

Il segnalante, una volta trasmessa la segnalazione con le modalità sopra descritte, verrà informato dai soggetti preposti alla ricezione della segnalazione circa il momento in cui la stessa viene presa in carico, se necessita di dettagli ulteriori per poter essere valutata ed esaminata, e nel caso in cui la verifica della segnalazione sia conclusa. Il segnalante ha la possibilità di chiedere un aggiornamento o un riscontro in merito alla propria segnalazione, ma anche di fornire ulteriori informazioni nel caso in cui il fatto oggetto di segnalazione sia proseguito, interrotto o addirittura aggravato.

Il D.Lgs. 24/2023 stabilisce che per quanto concerne la gestione delle segnalazioni interne, la normativa dispone che:

1. Dopo l’inoltro della segnalazione da parte del whistleblower ed entro sette giorni dalla sua ricezione, l’ente sia tenuto a rilasciargli un avviso di ricevimento.
2. Il soggetto al quale è affidata la gestione del canale deve mantenere le interlocuzioni con il segnalante, dare diligente seguito alla segnalazione e fornire riscontro al whistleblower entro tre mesi dalla data di ricezione della stessa.

Il Decreto 24/2023 ha ampliato i canali a disposizione dei segnalanti, prevedendo un canale di segnalazione esterna, gestito dall’ANAC, qualora non siano disponibili altri canali di segnalazione interna.

Segnalazioni Esterne

Il Decreto 24/2023 ha previsto un canale di segnalazione esterna, gestito dall’ANAC, qualora non siano disponibili altri canali di segnalazione interna. L’accesso al canale esterno dell’ANAC è consentito nelle seguenti ipotesi:

1. Il soggetto segnalante operi in un contesto lavorativo nel quale non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale o la sua predisposizione non è conforme ai requisiti normativi.
2. Il soggetto segnalante abbia già effettuato una segnalazione alla quale non è stato dato seguito.
3. Il soggetto segnalante abbia fondato motivo di ritenere che il sistema di segnalazione interno non possa garantire la riservatezza o che possa subire forme di ritorsione.
4. La segnalazione riguardi l’eventuale omissione di adempimenti relativi al sistema di segnalazione.

8.2. Ricezione

La segnalazione è ricevuta dal soggetto preposto (in genere l’Organismo di Vigilanza o altro soggetto indicato), che ha l’obbligo di:

• Garantire la riservatezza dell'identità del segnalante, a meno che tale riservatezza non possa essere assicurata per legge.
• Valutare la fondatezza della segnalazione, verificando i fatti esposti e raccogliendo ulteriori informazioni e documentazioni, se necessario.
• Informare il segnalante entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione.

8.3. Esame e valutazione

Il soggetto preposto all’esame e alla valutazione della segnalazione deve:

• Procedere alla verifica dei fatti segnalati e valutare se sussistano elementi di responsabilità.
• Valutare le azioni da intraprendere e adottare misure correttive, se necessario.
• Documentare ogni fase del processo di gestione della segnalazione.

8.4. Riscontro

Il soggetto preposto deve:

• Fornire riscontro al segnalante entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione, indicando le azioni intraprese e i risultati ottenuti.
• Informare il segnalante se la segnalazione non può essere trattata o se non sono stati trovati elementi sufficienti per l’adozione di misure correttive.

9. Tutela del segnalante

La Società garantisce la protezione del segnalante contro le ritorsioni e le discriminazioni che potrebbero derivare dalla segnalazione. Ogni segnalazione viene trattata con la massima riservatezza e sono adottate tutte le misure necessarie per garantire un ambiente sicuro per i segnalanti.

10. Misure disciplinari

Eventuali violazioni della presente procedura o abusi del sistema di segnalazione possono comportare misure disciplinari a carico dei dipendenti, collaboratori e terzi coinvolti.

11. Monitoraggio e aggiornamenti

Il sistema di segnalazione è soggetto a monitoraggio continuo e a revisioni periodiche per garantire che resti efficace e conforme alle normative vigenti. Ogni modifica della procedura viene comunicata a tutti i soggetti coinvolti.